طراحی سایت
يكشنبه 27 آبان 1397.

آرشيو اسناد و مدارک فنی

 

مقدمه

تمامی سازمان‏ها، شرکت‏ها و وزارتخانه ها بدون توجه به اندازه و نوع سرويس و خدماتی که ارائه می نمايد، در طول دوران حيات خود به توليد حجم‏های بسيار  زيادی از اطلاعات و اسناد مبادرت می نمايند که با گذشت زمان نيازمندی به مديريت آن اسناد و اطلاعات جزو بزرگترين دغدغه های مديران آن سازمان‏ها خواهد  گرديد.

مساله فوق در تمامی سازمان‏ها و شرکت‏ها بدون استثناء وجود داشته و در سال‏های اخير که بيشتر اطلاعات و اسناد به صورت الکترونيکی توليد می شود، مديريت اسناد را از اهميت مضاعفی برخوردار نموده که باعث شده تا مديران سازمان در اين حوزه اقدام به اجرای پروژه‏های مختلف نمايند. در خصوص اجرای پروژه در اين حوزه بايد ابعاد مختلفی را لحاظ نمود تا در نهايت، تمامی اهدافی که برای چنين سيستم‏های تعريف شده است محقق گردد. در ادامه به برخی از مهمترين اهدافی که به منظور استفاده از  سامانه های مديريت اسناد تعريف می شود پرداخته خواهد شد:

  •   ارائه راهکارهايي جهت رقومی نمودن (اسکن) اسناد کاغذی موجود در سازمان
  •   ارائه راهکارهای مناسب جهت پردازش، ارسال و توزيع اسناد و اطلاعات در سازمان
  •   ارائه راهکارهای پايدار در خصوص ذخيره سازی امن و بلند مدت حجم‏های بسيار بالا از اطلاعات و اسناد 
  •   ارائه راهکارهای مناسب جهت تخمين نرخ رشد اسناد در سال‏های آتی و جلوگيری از افزونگی اطلاعات در سازمان
  •   ارائه راهکارهای بهينه در خصوص جستجو سريع و دقيق اسناد و اطلاعات و نيز دسته بندی  آنها
  •   ارائه روش‏های امحاء (‌نابود سازی) اسناد و اطلاعاتی که زمان عمر آنها سپری گشته است.

در تمامی پروژه‌های مبتنی بر سامانه‌های مديريت اسناد همواره با چند موضوع مواجه هستيم که توجه به همگی آنها الزامی می باشد در ادامه به شرح برخی از آنها پرداخته می شود:

  •    در اغلب سازمان‏ها اسناد زيادی به صورت فيزيکی موجود بوده که در بخش‏های مختلف سازمان نگهداری می شوند، اين اسناد کاغذی معمولاٌ فضای  فيزيکی قابل توجهی از  سازمان را در قالب دبيرخانه، مرکز اسناد و ... به خود اختصاص داده‌اند.
  •   دسترسی و جستجوی اسناد در بين اسناد کاغذی مشکل، زمانبر و محدود به زمان‏ها و مکانهای خاصی بوده و همواره نيازمند به تعدادی کارمند جهت  مديريت چنين اموری می باشد.
  •   نگهداری از اسناد کاغذی نيازمند به صرف هزينه و دقت فراوانی داشته و اصولاٌ بعد از گذشت مدت زمانی طولانی دچار امحای تدريجی می گردند. 
  •  علاوه بر آن اسناد فيزيکی در قبال موارد قهری مانند زلزله، آتش سوزی، سيل و ... بسيار آسيب پذير هستند.
  •   با توجه به کمبود فضای فيزيکی در اکثر سازمان‏ها و ادارات امروزی هزينه مالی نگهداری اين اسناد بسيار بالاست.
  •   امکان تهيه نسخه پشتيبان از اين اسناد عملاٌ وجود ندارد. (‌تصور کنيد از يک دبيرخانه که شامل1يک ميليون برگ کاغذ است يک نسخه کپی تهيه  نمايد!!)
  •   هر کدام از انواع اسناد کاغذی نيازمند به نگهداری (با طول عمرهای) متفاوت بوده و لذا بايد يک برنامه امحاء و نگهداری هميشگی وجود داشته  باشد که خود هزينه‌های فراوانی را بر سازمان تحميل می نمايد.
  •   برخی از اسناد سازمانی تنها به صورت فيزيکی قابل استناد حقوقی و قضايي بوده و لذا در حال حاضر و نيز آينده، بخشی از اسناد سازمان بصورت   کاغذی توليد خواهند شد.
  •    علاوه بر اسناد فيزيکی در سالهای اخير (‌با رشد فناوری اطلاعات و ارتباطات) بسياری از اطلاعات و اسناد سازمان‏ها در قالب ايميل، فايل‏های با  فرمت Office‌، PDF، HTML، txt‌، Video،Audio و DataBase‌، نقشه‌ها و ... توليد شده و با توجه به منبع توليد آنها بروی کامپيوترهای کارکنان و   پرسنل و يا سرورهای سازمانی قرار دارند. 
  •   چنين اسناد الکترونيکی با رشد بسيار زيادی در سازمان همراه بوده و لذا شايد نرخ رشد چنين اطلاعاتی در سازمان باورپذير نباشد. (‌برخی از عوامل   مانند افزونگی اطلاعات، نگهداری چندين نسخه برای يک سند الکترونيکی در مکان‏های مختلف و ... نرخ رشد را بسيار زياد می نمايد.)   اغلب اطلاعات و اسناد فوق به صورت غيرساختاريافته و در پوشه های ويندوزی و به صورت ناهمگن بروی هارد کامپيوتر مربوط به پرسنل بدون  اعمال دسترسی لازم و نیز به صورت  ناامن نگهداری می شوند.
  •   جستجو و يافتن اطلاعات در بين اطلاعات فوق در صورتيکه غير‌ساختار يافته باشد بسيار سخت و زمانبر خواهد بود.
  •   اغلب اين اسناد مرتبط با يک موضوع (‌پروژه، شخص، واحد و‌ ....) می باشند اما نحوه نگهداری آنها به صورتی است که ارتباط بين آنها از بين رفته  و لذا يافتن اسنادی که مثلاٌ مرتبط با يک پرسنل يا پروژه خاص غالبا سخت و يا حتی غير ممکن می نمايد.
  •   عدم دسترسي طبقه ‏بندي ‏شده به اسناد و اطلاعات در حالتی که اسناد به صورت اسکن و بدون ساختار ذخيره سازی گردند.
  •   عدم امکان نسخه برداری و نسخه گذاری بروی اسناد الکترونيکی
  •   در انتها با توجه به نگهداری اطلاعات بروی کامپيوترهای شخصی ايشان، امکان از بين رفتن اطلاعات ارزشمند سازمانی بسيار زياد می باشد

 براي کسب اطلاعات بيشتر در اين حوزه لطفا فايل را مطالعه بفرماييد.

 

برچسب ها: فناوری اطلاعات و ارتباطات, مشاوره و طراحی , آرشيو اسناد و مدارک فنی, خدمات مشاوره فنی, پروژه ­های فناوری اطلاعات